時間というのは、非常に大事ですよね。ビジネスで成果を出す為には、時間を制する必要があるのかもしれません。
７つの習慣なんかを勉強している人にはお馴染みの考え方です。仕事やタスクを重要度と緊急度で種類分けをする方法です。こちらをお伝えいたします。
仕事を仕分けする４つのマトリックス
縦軸が重要度が上にいくと高いもの、そして下が重要度が低いもの。横軸が、左にいくと緊急性が高いもので、右にいくと緊急性が低いものという風に分けます。
緊急性が高い、かつ、重要性が高い
例えば、美容室でいえば、重要度が高くて緊急性が高いのが、このAのところです。こういうのは何かというと、今いらしているお客さんへの対応です。接客。
これは、緊急性が高い、そして、重要性も高いわけです。このAのポジションというのが、直接、お金になってきますから、これは非常に重要です。
緊急性が高い、かつ、重要性が低い
つぎはCを説明します。、重要性は低いけど、緊急性は高いということで、やらなければいけない事です。やらないと現場が回らないというような、そういうものです。
ただ、重要度が低い、つまりお金を生むか生まないかといったら、実は生まない。誰か他の人にお願いしたり、外注できれば、そちらの方がいいというのがCです。
例えば、これは美容室でいえば、掃除とか、タオルを洗ったり干したり畳んだりとか、そういう仕事です。
そういう仕事っていうのは、緊急性が高いですよね。無いと毎日の仕事が出来ませんから。しかし、それがお金を生むかといったら、お金を生むわけではない。Aのところみたいに、お金を生むわけではないので重要性は低い。極端にいえば、誰か他の人に任せることができてしまう仕事です。
緊急性が低い、かつ、重要性が低い
次はDです。Dは、緊急性も低く重要性も低い。つまりお金も生まないし、今やるべきことでもない。
例えば、空いている時間にスタッフ同士でどうでもいいお喋りをしたりですとか、ちょっとスマホかなんかで時間をつぶしちゃったりですとか。本当に無駄な時間、遊び時間。いい意味ではなくて、悪い意味で遊び時間。これがDです。
これは、できればゼロにしていった方が、効率、生産性は高くなります。
緊急性が低い、かつ、重要性が高い
ポイントはBです。緊急性は低いけど、重要度は高い。
重要度が高いということは、
お店の売上だとか、経営にとって大事なこと、ということです。
けれど、緊急性は低い。今やらなくてもいいもの。後回しにできちゃうこと。
例えば、お客様に手書きのハガキを出そうなどはこれにあたります。ハガキは出さなくても営業できます。ただ、出しておいた方が、将来の売上が間違いなく伸びます。
これは、重要度は高いけど、緊急性は低いというジャンルに入ってきます。このように、いってみれば未来の売上を作るポジションです。
例えば、いいミーティングをしたりする。ミーティングをしなくても別に営業できますよね。けど、ミーティングをしていった方が、将来をつくることができるわけです。そういったものはBに入ります。
スタッフ間のコミュニケーションをよくする為に、飲み会でも行こうか。こういうのもBに入ってきます。
ポイントはこのBなんです。
重要なんだけれども、緊急ではないもの。これは、世の中の人は後回しにしがちなんです。
今やらなくてもいいから。
重要なのは頭では分かっている、けどついつい手つかず・・・。そういうものです。
どこからスケジューリングするのが効率的か
ここで、バケツが目の前にあることを想像してみてください。
そして、そのバケツに砂を７分目くらいまで入れます。次に、そこにビー玉を敷き詰めていきます。９分目くらいまでいきましょう。最後に、テニスボールを入れたとします。そうすると、たいがいテニスボールが溢れ出てしまうと思うんです。
けれど、同じ量でも、入れ方を変えたら変わっちゃうんです。
最初にテニスボールを入れます。その間に、ビー玉を入れて、ちょっと揺すっていって。最後に砂を入れて、さらに揺すりながら入れていく。そうすると、ピタッと入ったりするんです。
実は、これがスケジューリングの最大のコツなんです。
Bを最初にスケジュールに入れること
つまり
緊急性は低いけれど、重要度が高いという未来をつくるために大事なことを先にスケジュールに入れる
事がポイントになります。
お店の未来の売上をつくったり、未来を展開するために大事なBというもの。これは緊急性が低いので、気にしないとやらないんです。
例えば、このA、これは、今やらなければいけないので、先にそっちをやってしまいます。そうすると、いつのまにかBが入る余地が無くなってしまいます。
けれど、本当は逆なんです。ここを先にスケジュールに入れてしまうわけです。
例えば、ハガキを書こうと思ったら、予約表を見て、少し余裕があるなと思ったら、予約表にここ１時間ハガキ書くぞっていうのを入れてしまう。それで、そこは予約を取らない。そういう風にやっていくと、実は意外と他のこともピタッとはまっていくんです。
最後に
未来の数字をつくるために大事なものは、先にスケジュールに入れてしまって、それをきちんと、淡々としっかりこなしていきましょう。
これをやれるようになると、Aとかはどっちにしろやるので、自然と生産性が高くなります。また、Cに関しては、なるべく効率的にやった方がいい。そして、Dはなるべく削るというような形でやっていくといいです。
こうやって、時間はひねり出して、生み出せるものです。
生み出した時間で、ぜひ、自分の未来を創る時間に充てていっていただきたいなという風に思っています。
というわけで、結果を出すことにとても重要!しかし、今日やらなくてもいいようなことをいの１番にスケジュールに組み込む。これを、実践してきましょう！
この記事を「知らないよりは知っていた方がいいだろう！」「為になった！！」「分かり易い！！」と言う場合は、是非「いいね！」「シェア」「ツイート」「はてなブックマーク」「メルマガ登録」をお願いします！
